Dokumenty rozliczeniowe przesyłaj e-mailem

Każdy przedsiębiorca ma prawo do zrezygnowania z wysyłania faktur papierowych i przejścia na elektroniczny system fakturowania. Ponieważ jest to prawnie usankcjonowane, nie powinno być żadnych problemów z urzędem skarbowym. Jest kilka metod przekazywania e-faktury, ale przy wykorzystaniu wszystkich trzeba mieć przyzwolenie odbiorcy na taką formę fakturowania, a także – wymóg tylko do końca tego roku – zawiadomić naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Powyższe rozwiązania pozwalają zaoszczędzić czas, a w przypadku większych przedsiębiorstw także pieniądze. Do przesyłania e-faktur potrzebne jest specjalne oprogramowanie, którego koszty zwracają się dopiero przy wystawianiu kilkudziesięciu faktur miesięcznie. Firmy, które wystawiają dużo faktur korzystają z systemów finansowo-księgowych, które umożliwiają przesyłkę e-faktury. W takim wypadku musi istnieć także możliwość opatrzenia faktury bezpiecznym podpisem elektronicznym i przesyłania na platformy wymiany elektronicznych dokumentów. „Rozporządzenie Ministra Finansów przewiduje uwiarygodnianie elektronicznych faktur na dwa sposoby: bezpiecznym podpisem elektronicznym albo za pomocą systemów wymiany elektronicznych dokumentów, tzw. EDI”. Użytkownicy spierają się, który sposób jest lepszy. Kwalifikowany certyfikat do podpisu elektronicznego sprzedawany jest przez 4 centra w Polsce, których usługi są bardzo do siebie podobne. Fakturę, która ma być opatrzona podpisem, można przygotować w dowolnym pliku graficznym lub tekstowym, należy tylko uzgodnić to z odbiorcą. Systemy wymiany elektronicznych dokumentów są prostsze w obsłudze – system działa podobnie jak programy do fakturowania, tyle że przez Internet. W celu korzystania z nich należy podpisać z firmą umowę o świadczenie usług. Należy pamiętać, że urząd skarbowy powinien mieć do e-faktur natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp. W tym celu można je umieścić na serwerze bądź też wysyłać je na życzenie urzedu pocztą elektroniczną. Niezbędne jest też własne, dobrze zorganizowane archiwum, prowadzone w komputerze i dodatkowo przechowywane na nośniku zewnętrznym.